L'autenticazione di firma è l’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive.

Mentre il notaio, per legge e regolamento del notariato, è competente ad autenticare la sottoscrizione di atti di qualsiasi natura (dichiarazioni di fatti, stati e qualità, manifestazioni di volontà, atti negoziali, dichiarazioni di impegno e volontà, procure, autorizzazioni, deleghe, consensi, accettazioni, rinunce o dichiarazioni di qualunque natura o tenore contenenti impegni, disposizioni per il futuro o fogli in bianco, ecc.), le competenze del funzionario incaricato dal Sindaco in materia di autentica di firma sono “eccezionali”, ovvero derivano da norme che gli attribuiscono precise e specifiche facoltà. In altri termini, il funzionario comunale può intervenire solo nei casi in cui la legge lo consente e per gli atti dalla stessa specificati

Salvo casi speciali previsti dalla normativa vigente (di cui agli esempi sottostanti), l'autentica della firma da parte dell'ufficiale di anagrafe è possibile per:

• dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà concernenti fatti, stati, qualità personali di cui il dichiarante sia a diretta conoscenza, riguardanti se stesso o altre persone non autocertificabili, da presentare a soggetti privati (banche, assicurazioni, ecc.);

•  istanze da presentare a privati (mai a pubblici uffici o a gestori di pubblico servizio).

Il testo del documento:

• non può contenere dichiarazioni aventi valore negoziale, quali ad es. manifestazioni di intenti, rinunce, accettazioni di volontà, contratti, ecc., nè concretizzare una procura o contenere disposizioni relative a volontà future.  Esempi: adozione internazionale di minori, nomina difensore nei procedimenti giudiziari di natura penale, autentica della firma del votante per l’elezione degli organi degli ordini professionali, autentica delle firme per i passaggi di proprietà di beni mobili registrati e rimorchi, autentica della delega alla riscossione di benefici economici da parte di organi della Pubblica Amministrazione (esempio tipico la pensione).
• deve essere scritto in lingua italiana. Non possono essere autenticate firme apposte su documenti che non siano scritti in lingua italiana. La lingua ufficiale della Repubblica Italiana è l’italiano (L. 482/1999); pertanto al documento in lingua straniera deve essere allegata idonea traduzione.

In caso di dichiarazioni o istanze rivolte alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di servizi pubblici non è necessaria l'autentica di firma.
In questo caso è possibile firmare davanti all'impiegato addetto a ricevere la documentazione oppure inviarla via fax o posta, allegando fotocopia non autenticata di un documento d'identità valido.